Invités
Gestion du cycle de vie des collaborateurs invités
La gestion des collaborateurs invités est essentielle pour revoir de façon périodique tous les collaborateurs externes à votre organisation. Afin d’aider les administrateurs et approbateurs dans le cycle de vie de ces accès octroyés, des notifications seront envoyés aux responsables qui ont initiés l’invitation à ces collaborateurs.
Lorsque la date d’expiration des accès arrivera à échéance, l’invité tombera en période de grâce pour permettre au responsable de prolonger ou non les accès aux ressources déjà octroyés. Un rappel sera également fait cinq jours avant la fin de cette période si aucune action n’est prise par le responsable concerné. La période de grâce peut être définie dans les Réglages sous le menu Paramètres.
Une fois la période de grâce terminée, les accès de l’invité seront expirés et devront être retirés par les administrateurs.
La liste des collaborateurs invités permet ainsi de classer les individus sous 3 catégories:
- accès actifs
- accès en cours de révision par leur responsable
- accès expirés à retirer par les administrateurs
Bien que la liste présente le nombre d'Équipes et sites Sharepoint (ressources) associés à chacun des collaborateurs invités, il est également possible de télécharger le rapport des invités sans ressource afin de procéder régulièrement à l'épuration des invités qui ne devraient plus avoir accès à l’organisation.
Retirer les accès
Au delà de la période de grâce de révision des accès par les responsables, les administrateurs ont la possibilité de conserver ou retirer les accès expirés. Nous recommandons que cette épuration soit faites de façon mensuelle pour assurer une saine gestion des collaborateurs externes à l’organisation. Une nouvelle date d’expiration devra être saisie pour prolonger les accès existants à l’organisation.
